Kişisel Verilerin Korunması ve Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Medical Statistic CRO / msCRO tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

İletişim: info@mscro.com

Bu aydınlatma metni; web sitemiz, iletişim formlarımız, ön değerlendirme formlarımız, e-posta yazışmalarımız ve tarafımıza iletilen çalışma dosyaları aracılığıyla elde edilen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Medical Statistic CRO / msCRO tarafından, başvuru ve hizmet süreçlerinin niteliğine göre aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:

Kimlik ve iletişim verileri

Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, kurum, unvan, uzmanlık alanı ve tarafınızca paylaşılan diğer iletişim bilgileri.

Talep ve başvuru verileri

Başvuru konusu, talep edilen hizmet türü, çalışma türü, akademik/klinik araştırma alanı, açıklamalar, mesaj içerikleri ve hizmet sürecine ilişkin yazışmalar.

Akademik ve mesleki bilgiler

Çalışmanın başlığı, araştırma alanı, çalışma amacı, akademik yayın süreci, dergi bilgileri, hakem yorumları, revizyon talepleri, proje veya araştırma kapsamında tarafınızca paylaşılan akademik bilgiler.

Tarafınızca iletilen dosya ve belgeler

Ön değerlendirme, biyoistatistik analiz, metodolojik danışmanlık, medikal editörlük, akademik metin yapılandırma, tablo/figür hazırlığı, hakem yanıtı ve yayın süreci danışmanlığı amacıyla tarafınızca paylaşılan veri setleri, çalışma dosyaları, tablolar, grafikler, makale/tez/proje taslakları, etik kurul belgeleri, hakem değerlendirmeleri ve benzeri belgeler.

Özel nitelikli kişisel veriler

Tarafınızca iletilen akademik veya klinik araştırma dosyaları içinde sağlık verisi, hasta bilgisi, klinik kayıt, laboratuvar sonucu, görüntüleme bulgusu veya benzeri özel nitelikli kişisel veriler bulunabilir. Bu tür verilerin mümkün olduğunca anonimleştirilmiş, kimliksizleştirilmiş veya kişiyi doğrudan belirlenebilir kılmayacak şekilde paylaşılması önerilir.

Teknik veriler

IP adresi, tarayıcı bilgisi, cihaz bilgisi, erişim zamanı, çerez kayıtları, işlem güvenliği kayıtları ve web sitesi kullanımına ilişkin teknik veriler.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Başvuru, iletişim ve ön değerlendirme taleplerinizin alınması, değerlendirilmesi ve yanıtlanması,
• Talep ettiğiniz hizmet kapsamının belirlenmesi,
• Biyoistatistik analiz, metodolojik danışmanlık, medikal editörlük, akademik metin yapılandırma, tablo/figür hazırlığı, dergi formatlama, hakem yanıtı ve yayın süreci danışmanlığı hizmetlerinin yürütülmesi,
• Çalışma dosyalarının teknik ve bilimsel açıdan ön değerlendirilmesi,
• Hizmet tekliflerinin hazırlanması ve tarafınıza iletilmesi,
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
• Hizmet sürecine ilişkin iletişim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi,
• Kalite kontrol, iş takibi ve arşivleme süreçlerinin yürütülmesi,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Bilgi güvenliği ve işlem güvenliğinin sağlanması,
• Olası uyuşmazlıklarda hakların korunması ve kullanılması.

msCRO, başkası adına tez, makale, kitap, proje veya akademik çalışma üretmez. Tarafımıza iletilen veriler ve belgeler; araştırmacının kendi bilimsel sorumluluğu altında metodolojik, istatistiksel, editoryal ve yayın süreci danışmanlığı sunulması amacıyla değerlendirilir.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve ilgili hallerde 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir.

Bu kapsamda kişisel verileriniz;

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması,
• Gerekli hallerde açık rızanızın bulunması

hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gereken hallerde, KVKK’da öngörülen özel işleme şartlarına, yeterli güvenlik tedbirlerine ve gerekli hallerde açık rıza süreçlerine uygun hareket edilir.

5. Özel Nitelikli Kişisel Veriler ve Sağlık Verileri

Klinik araştırma, akademik çalışma, hasta verisi, laboratuvar bulgusu, klinik sonuç, görüntüleme sonucu veya benzeri içerikler özel nitelikli kişisel veri niteliği taşıyabilir.

Bu nedenle tarafımıza dosya iletirken;

• Hasta adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, protokol numarası, telefon, adres ve benzeri doğrudan tanımlayıcı bilgilerin kaldırılması,
• Veri setlerinin mümkün olduğunca anonimleştirilmiş veya kodlanmış şekilde paylaşılması,
• Etik kurul, kurum izni ve veri paylaşım yetkisi açısından gerekli sorumlulukların araştırmacı/yazar ekibi tarafından yerine getirilmiş olması,
• Üçüncü kişilere ait kişisel verilerin hukuka uygun şekilde paylaşılması

beklenir.

Tarafımıza iletilen dosya ve belgelerin hukuka, etik kurul kararlarına, kurum izinlerine ve veri paylaşım yetkisine uygunluğundan başvuru sahibi/araştırmacı sorumludur.

6. Kişisel Verilerin Aktarımı

Kişisel verileriniz, yalnızca yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak ve KVKK’ya uygun hareket edilmek kaydıyla;

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Hukuken yetkili kişi, kurum ve mercilere,
• Bilgi teknolojileri, e-posta, hosting, güvenlik, yedekleme ve teknik altyapı hizmet sağlayıcılarına,
• Hizmet sürecinin yürütülmesi için gerekli olması halinde, gizlilik yükümlülüğü bulunan ilgili uzmanlara ve danışmanlara,
• Sözleşmesel süreçlerin yürütülmesi için gerekli iş ortaklarına

aktarılabilir.

Kişisel verileriniz, açık rızanız veya KVKK’da öngörülen hukuki sebepler olmaksızın amaç dışı üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

Yurt dışı hizmet sağlayıcıları veya bulut tabanlı teknik altyapıların kullanılması halinde, kişisel verilerin yurt dışına aktarımı KVKK’da öngörülen şartlara uygun şekilde gerçekleştirilir.

7. Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri kadar muhafaza edilir.

Saklama süresi belirlenirken;

• Başvuru ve hizmet sürecinin devam edip etmediği,
• Sözleşmesel ve hukuki yükümlülükler,
• Olası uyuşmazlıklar için hakların korunması,
• Vergi, muhasebe ve ticari kayıt yükümlülükleri,
• Veri güvenliği ve arşivleme gereklilikleri

dikkate alınır.

Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. Veri Güvenliği

Medical Statistic CRO / msCRO, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, kişisel verilerin güvenli şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri alır.

Bu kapsamda;

• Dosya ve belgeler yetkisiz erişime karşı korunur,
• Hizmet sürecinde görev alan kişiler gizlilik yükümlülüğü altında çalışır,
• Veri paylaşımında gerekli güvenlik ve erişim kontrolleri uygulanır,
• Gereksiz kişisel veri işlenmemesine özen gösterilir,
• Kişisel sağlık verisi içeren dosyaların mümkün olduğunca anonimleştirilmiş şekilde paylaşılması teşvik edilir.

9. İlgili Kişinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş kişisel verilerinizin düzeltilmesini isteme,
• KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

10. Başvuru Yöntemi

KVKK kapsamındaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıdaki iletişim adresi üzerinden Medical Statistic CRO / msCRO’ya iletebilirsiniz:

E-posta: info@mscro.com

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç mevzuatta öngörülen süre içinde sonuçlandırılır. Başvurunun sağlıklı şekilde değerlendirilebilmesi için kimliğinizi doğrulamaya yönelik ek bilgi talep edilebilir.

11. Akademik Sorumluluk ve Veri Paylaşımı Beyanı

Medical Statistic CRO / msCRO’ya iletilen çalışma dosyaları, veri setleri, akademik belgeler ve araştırma materyalleri; yalnızca talep edilen hizmetin ön değerlendirilmesi ve yürütülmesi amacıyla kullanılır.

Başvuru sahibi;

• Paylaştığı veri ve belgelerin etik kurul, kurum izni ve veri paylaşım yetkisi açısından uygun olduğunu,
• Üçüncü kişilere ait kişisel verileri hukuka uygun şekilde paylaştığını,
• Kişisel sağlık verisi içeren belgeleri mümkün olduğunca anonimleştirilmiş şekilde iletmesi gerektiğini,
• Çalışmanın bilimsel fikri, klinik yorumu, veri doğruluğu, yazar katkısı ve nihai akademik sorumluluğunun araştırmacı/yazar ekibine ait olduğunu,
• msCRO’nun başkası adına tez, makale, kitap, proje veya akademik çalışma üretmediğini,
• Yayın kabulü, akademik derece, akademik unvan veya belirli bir dergide yayın garantisi verilmediğini

kabul eder.

Bu metin, ihtiyaç halinde Medical Statistic CRO / msCRO tarafından güncellenebilir. Güncel metin web sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerlidir.